Персонализация в интранете — это отображение контента и инструментов для сотрудников в зависимости от их должности, функции, стажа, географии, роли в проектах (определение Nielsen Norman Group). Персонализация позволяет экономить время пользователя на доступ к информации и сервисам, актуальным его городу и функции, при этом не ограничивает сотрудника в доступе к контенту и инструментам, для сотрудников из другого города или функции. Объясню на примере: пользователь из Москвы в первую очередь видит информацию о ДМС клиниках в Москве, но если захочет, то может посмотреть такие клиники в любом другом городе присутствия компании.
Кто использует персонализацию
Согласно нашему исследованию 120 компаний в 2020 году об опыте использования интранетов в России, количество компаний, которые используют персонализацию в интранете, составляет 30% и ещё столько же планируют ее в ближайшие 1,5 года.
30% компаний в России используют персонализацию
Чаще других персонализируют отображение контента и сервисов крупные компании и корпорации. Статистика персонализации в зависимости от размера организации:
у компаний с численностью до 1000 сотрудников
у компаний с численностью 10 000+ сотрудников
Критерии персонализации
Каждая компания прорабатывает критерии персонализации в зависимости от задач интранета. Здесь может быть несколько параметров и довольно сложные схемы.
Примеры критериев персонализации:
- Стаж сотрудника. По этому критерию будет показываться контент для новичков в первые месяцы работы.
Персональный блок в Личном кабинете сотрудника в ритейл компании
- Должность и наличие подчиненных. Например, для руководителей в личном кабинете отображаются графики отпусков, статусы присутствия и дни рождения подчиненных.
График отсутствия подчиненных в Личном кабинете руководителя, металлургическая компания, Россия
- Офис, где работает сотрудник. Например, в Москве на Маяковской или Новослободской
- Филиал/ дивизион/ предприятие или другая крупная структурная единица в компании
- Вид бизнеса или бизнес-функции. Например, розничный или малый бизнес
- Юридическое лицо. Например, дочерние компании
- География. Например, город или страна в международных компаниях.
Ферреро, FMCG, международная компания, 29 000+ сотрудников. Пример персонализации
Слева: Домашняя страница интранета отображается на итальянском языке, язык автоматически настраивается, исходя из информации, которая указана в профиле сотрудника.
Справа: Для сотрудников на фабриках в качестве стартовой открывается страница интранета с локальными контентом на 10 языках. Персонализация по должности сотрудника (офис или фабрика) и географии.
Чем отличается персонализация от настройки прав доступа
Настройка прав доступа к контенту — это ограничение доступа к контенту по определенным правилам. В этом случае мы не подбираем наиболее релевантный контент для пользователя, а в принципе принимаем решение — какие страницы и сервисы он может видеть и использовать в интранете.
Часто эти ограничения зависят от требований безопасности и корпоративной культуры, принятых в организации.
Контент, к которому часто ограничивают доступ:
- Разделы с информацией для использования только внутри подразделения (рабочие области подразделения). Доступны только сотруднику подразделения по ссылке при наличии доступа.
- Документы и справочники с ограничением доступа по причинам информационной безопасности
- Льготы для разных категорий сотрудников
- Локальные мероприятия и корпоративы
Ограничение доступа и персонализация — что выбрать
Важно понимать, что сотрудникам для решения их бизнес-задач может понадобиться информация, которая на первый взгляд не соответствует их роли, географической или организационной принадлежности. Например, информация об офисе в другом городе или локальные новости, когда сотрудник в командировке.
| Ограничение доступа | Персонализация | |
| Льготы и бенефиты для сотрудников |
На странице сотрудник видит только адреса клиник и фитнес-залы, которые находятся в его городе. Информация по другим городам ему недоступна, так как городов очень много и сотрудники часто ошибаются при поиске |
При открытии страницы в общем списке льгот, сотруднику открывается блок про льготы в его городе. При желании, он может посмотреть условия для всех других городов, чтобы понять, что все сотрудники в компании находятся в равных условиях. |
| Шаблоны HR-заявлений |
В разделе HR-подразделения размещены шаблоны популярных документов для подачи заявлений В зависимости от того, к какому филиалу относится сотрудник, он видит релевантный ему набор шаблонов без возможности доступа к другим документам. До ограничения доступа, сотрудники использовали некорректные шаблоны, что приводило к ошибкам и увеличивало нагрузку на HR-специалистов. |
В личном кабинете для сотрудника собраны шаблоны HR-заявлений, актуальные для его роли. У него также есть возможность посмотреть все шаблоны документов для других ролей в компании. |
Чтобы действительно упростить доступ к информации, нужно с осторожностью подходить к персонализации и правам доступа к контенту, регулярно собирать обратную связь от сотрудников и следить, чтобы критерии персонализации и ограничения доступа были актуальны.
Команда Ривелти.Интранет будет рада помочь с проработкой критериев персонализации разделов и сервисов для вашего интранета. Оставить заявку
